Operation.Marketing
O sistema operacional das agências que cresceram e perderam o controle. Tarefas, clientes, dinheiro, gente e produção conversando no mesmo lugar. É o maior projeto que já tirei do papel.
A tela que abre o dia
O painel que todo mundo da agência vê ao entrar: o que precisa de aprovação, as tarefas da semana, a agenda do dia e o time.
Visão geral do colaborador. As abas no topo trocam para desempenho, RH, metas, financeiro e comercial. Produto em acesso antecipado
O problema
Uma agência de marketing é uma fábrica de coisas invisíveis. A peça não fica na prateleira: ela está na cabeça do designer, num grupo de WhatsApp, num comentário de arquivo, numa planilha que só uma pessoa sabe atualizar. Enquanto a equipe é pequena isso funciona. Depois de certo tamanho, para de funcionar de um jeito caro.
Quase nenhuma equipe criativa trava por falta de talento. Trava por falta de operação: tarefa que some entre a planilha e a mensagem, cada pessoa numa ferramenta diferente, cliente sem ninguém sabendo dizer em que pé está, e decisão tomada no escuro porque o indicador só existe depois que alguém monta o relatório.
As perguntas que ninguém conseguia responder rápido eram sempre as mesmas: onde está esta arte agora, quanto custa atender este cliente, quanto ainda cabe de trabalho neste mês. Todas tinham resposta. Só que cada uma morava num lugar diferente, e juntá-las levava um dia inteiro.
O Operation nasceu para responder as três na mesma tela. Não como um relatório que alguém monta no fim do mês, mas como consequência do trabalho normal: se a tarefa andou, o número andou junto.
O que tem dentro
Catorze módulos que conversam entre si em tempo real. Cada um resolve um pedaço da rotina, e o valor está em estarem no mesmo lugar.
Central de Operações
O comando único: de onde se enxerga a agência inteira sem abrir mais nada.
Produção
O fluxo criativo do briefing à entrega, por equipe e por cliente, com prazo e prioridade no mesmo quadro.
Financeiro
Receita, custo e margem em tempo real, com o custo real de atender cada cliente: não a média, o número daquele contrato.
RH
Time, jornada, cargos, custo por colaborador e o que cada um consegue absorver de trabalho.
Agenda
Compromissos ligados a cada cliente, com reserva de sala e de veículo. Duas equipes não marcam a mesma van para o mesmo horário.
Dashboards
Indicadores ao vivo por área, sem esperar alguém montar o relatório do mês.
Metas
Objetivo por equipe e por pessoa, com o progresso visível o tempo todo.
Relatórios
Recortes estratégicos gerados sozinhos, prontos para a reunião.
Inventário
Equipamento, ferramenta e licença: o que existe, com quem está e desde quando.
Gamificação
Pontos, níveis e conquistas ligados a resultado. Virou a parte do desempenho que a equipe olha por vontade própria.
IONs
A moeda interna da casa: mede a energia operacional de cada pessoa e transforma isso em prêmio.
TVs de Performance
Os mesmos indicadores no telão da agência, para quem passa pela sala ver sem abrir o sistema.
Ferramentas internas
Pequenos aplicativos montados sem código, para a necessidade que só aquela agência tem.
Comunicação
Conversa presa ao contexto da tarefa, para a decisão não sumir num grupo que ninguém acha depois.
O Opi
O Opi é o assistente que mora dentro do sistema. Ele não espera alguém abrir um relatório: acompanha a operação em tempo real e fala antes de o problema crescer.
Na prática são quatro coisas: alerta por área e por cliente quando algo sai do trilho, sugestão de prioridade quando a fila fica maior que a capacidade, resumo executivo toda manhã para quem precisa começar o dia sabendo onde pisar, e sinal de risco quando um prazo ou uma carga de trabalho começa a inclinar para o lado errado.
É a diferença entre um sistema que guarda informação e um que usa a informação que guarda.
Como foi construído
Este projeto tem quatro anos. Nos dois primeiros eu fiz tudo sozinho: a ideia, a modelagem, as telas, o banco, cada módulo. Foi nesse período que o sistema ganhou a forma que tem hoje: o desenho dos fluxos, a lógica de como os módulos se enxergam e a decisão do que entrava e do que ficava de fora.
Depois a empresa contratou mais duas pessoas para o projeto, e hoje são elas que tocam o dia a dia. Eu entro pontualmente: opino em decisão de rumo e ajudo a pensar lógica quando aparece um problema mais embolado. É bem menos do que era, e faço questão de dizer isso.
Ponho o Operation no portfólio pelo que ele me ensinou a fazer, não para dizer que tudo ali é minha linha: a concepção, a arquitetura e a direção vieram de mim, e o sistema segue em pé, em uso diário, virando produto depois de quatro anos. Para mim é esse o resultado que importa.
Sua operação cabe em um lugar só
Se a sua empresa hoje se equilibra entre planilha, Trello, grupo de WhatsApp e memória de gente, dá para reunir isso num sistema só. Me conte como funciona a sua rotina e eu digo o que dá para automatizar primeiro.